2.2.- Flujo de Trabajo en un Departamento de Sistemas.

    Flujo de trabajo : Es el camino que la información recorre por los distintos departamentos hasta llegar al lugar donde será recibido, capturado, procesado y una vez terminado el trabajo, entregarle un producto al usuario. Existen cuatro criterios a utilizar:

• Definición de las actividades y su secuencia.
• Programación de dichas actividades.
• Monitorear el estado y las desviaciones de las tareas conforme se avanza en las actividades.
• Controlar las tareas que se han desviado de lo programado.

Usuario : Es el que proporciona la información, así como los formatos de salida que necesitan.

Control de datos : Controla las entradas recibidas y la distribución de salidas. En realidad debe realizar las siguienetes actividades:

• Exigir la entrega a tiempo del material de entrada.
• Revisar la integridad del material de entrada, lo cual permite detectar faltantes en la información.
• Controlar y recibir las tareas a realizar.
• Responder cuestionamientos de los usuarios.
• Controlar la corrección de transacciones rechazadas.
• Controlar la distribución de las salidas.

• Conversión de datos : Es el que se encarga de convertir la información suministrada por el usuario, a datos legibles por la máquina. La información es transferida hacia los dispositivos de trabajo de las computadoras( Discos, cintas, etc. ). Normalmente esta área soporta grandes cargas de trabajo y presiones en cuanto a la integridad y precisión de la información. La atención se centra en tres aspectos distintos de las actividades que son:
 
• Control de preparación : Consiste en llevar un registro de control para la conversión de los datos, debe incluir fechas y horas estimadas y reales de recepción y terminación de tareas, prioridad y cantidad de cada tarea.
• Preparación correcta : Consiste en utilizar formas bien diseñadas para contener la información que se va a preparar. Así como también instrucciones bien definidas de conversión de documentos.
• Preparación eficiente : Para lograr esto se recomienda observar patrones en la preparación de los datos.

• Control de tareas: Programa las tareas o actividades para prepararlas para el procesamiento y distribución. Actividades a realizar:
 
• Programación de tareas.
• Ensamblaje de tareas : Consiste en reunir todo el material necesario para procesar cada tarea antes de entregarse a la sala de cómputo.
• Desensamblaje de tareas : Consiste en checar que la salida este completa y sea satisfactoria, separar tareas y entregarlas a los destinatarios apropiados. ( Usuarios, biblioteca ).

• Bibiloteca del centro de datos : Consiste en tres bibliotecas:
 
• Biblioteca de cintas : Todos los archivos necesarios para el procesamiento de una tarea son identificados, facilitando la tarea de reunir y verificar archivos.
• Biblioteca de programas : Los programas y procedimientos se usan para hacer adiciones y cambios a los programas y otras funciones fáciles de efectuar.
• Biblioteca de Documentación : Como en el caso de los programas y datos, es necesario almacenar duplicados de la información, así como tambien centralizar toda la información necesaria para realizar una tarea.

• Procesamiento por computadora : Se debe llevar un registro de las siguientes actividades para tener un control de procesamiento:
 
• Registro de errores y logros: Para en un futuro evitarse problemas.
• Supervisar adherencia a estándares y procedimientos.
• Supervisar uso no autorizado del equipo.
• Supervisar mantenimiento preventivo.
• Tener procedimientos adecuados: Para resolver problemas.

• Procesamiento posterior : Se encarga de preparar y elaborar reportes.

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